Kullanıcı Oyu:  / 0

Şirket hedefleri belirledikten sonra sıra bu hedefleri parasal değerlere dönüştürmek amacıyla bütçe yapmaya geldi. Peki başarılı bir bütçenin önündeki engeller nelerdir?

• Yetersiz Üst Yönetim Desteği: Ne kadar çok çalışırsanız çalışın, ne kadar becerikli olursanız olun üst yönetim bütçenin kendileri için ne kadar önemli olduğunun farkında değilse ve sizi desteklemiyorsa işiniz çok zor demektir. Her şeyden önce üst yönetim yapılan işin önemini kavramalı ve işe destek vermelidir. Gerekli olan desteği sağladıktan sonra bu desteğin verildiğinin tüm şirket tarafından bilinmesi için bütçeleme açılış toplantısında ve belirlenen sıklıklarda yapılması şart olan koordinasyon toplantılarından üst yönetim bu desteğini tüm şirket çalışanlarına açıkça bildirmelidir.
• Denetlenme Korkusu: Herkesin bildiği üzere bütçeler şirketin gerçek durumunu ortaya koyan bir modeldir. Bu modeli hazırlamak için tüm işletme birimleri incelenecek, tüm hesaplar gözden geçirilecektir. Bu gözden geçirmenin sorumlular üzerinde bir baskı yaratacağı açıktır. Tüm insan yapısı varlıklarda olduğu gibi şirketlerde de her gün görünür görünmez pek çok hata yapılır. Bazı kişiler hataların olabileceğini kabul ederken, bazıları (ve genelde çoğunluğu) hatalarının ortaya çıkmasını asla istemezler. Bütçe hazırlama sürecinde pek çok kişi hataların ortaya çıkmasından rahatsız olacak ve rahatsızlıklarının yarattığı sıkıntı ile bütçe hazırlanmasından sorumlu olan kişilere karşı olumsuz tavırlar takınacaklardır. Bütçe hazırlamakla sorumlu kişiler bu gibi davranışlarla karşılaşacaklarını bilmelidirler.
• Yetersiz İletişim: Proje üyeleri ve tüm şirket ilgilileri yapılan ve yapılacak olan işlerden haberdar edilmeli, gerekiyorsa eğitimler düzenlenmelidir.
• Yetersiz Planlama: Her işte olduğu gibi bütçelemede de proje yönetimi yöntemleri kullanılarak tüm süreç dikkatli bir şekilde planlamalıdır. Bütçeleme esnasında yapılacak işler detaylı bir şekilde belirlenmeli, işlerin birbirleri ile olan ilişkileri belirlenmeli ve işler bu ilişkilere göre sıralanmalı, başlangıç ve bitiş tarihleri belirlenmeli, işlerin sorumlu atamaları yapılmalıdır.
• Yetersiz Proje Yönetimi: Programda kaymaya yol açan yetersiz proje yönetimi ile esnek zamanlar bütçelemenin önündeki önemli bir engeldir. Zamanında bitirilmeyen işlere gereğinden fazla gösterilen tolerans programdan şaşılmasında yol açacaktır.
• Değişikliğe Karşı Direnç: Yeni bütçe hazırlamaya başlayan şirketlerde genel çalışma şeklinde bir değişim olacağı açıktır. Değişim tüm insanlar üzerinde korku yaratır. Alışılan düzendeki değişim yeni işlerin eklenmesi ile yıllarca alışılmış sistemin değişmesi demektir. Genel olarak insanlar değişimden hoşlanmazlar. Bütçe çalışmaları süresince "buna ne gerek vardı şimdi? Gayet güzel yapılıyordu işler" gibi pek çok yorum alacaksınız.
• Başarılı Olmanızı İstemeyen Rakipler: Kabullenmesi belki zor ancak kişisel olarak bu işi başaramamanızı isteyen rakipleriniz olacaktır.

Çözüm Önerileri

Olası sorunları artık biliyoruz, peki sorunlarla nasıl başa çıkacağız.?

Sorunlarla başa çıkmak için yapılması gereken proaktif davranarak sorunları daha ortaya çıkmadan engellemeye çalışmaktır. Bunun için aşağıdaki önerileri uygulayabilirsiniz

• Açılış Toplantısı Yapın:Tüm bütçe ilgililerini bir araya toplayarak çalışmanın önemini, amacını, zaman planını, sorumluları ve iletişim planını açıklayın. Çalışmada önemli gördüğünüz tüm konuları gerekli olan detayda mümkün olduğunca katılımcıları sıkmadan aktarmaya gayret edin.
• Üst Yönetim Desteğini Gösterin: Üst yönetim desteğinin alınması gerektiğinden bahsetmiştik. Üst yönetimin bütçenin önemini kavramasının sağlanmasından sonra yapılacak iş bu desteğin tüm ilgililere sık sık hissettirilmesidir. Açılış toplantısında ve düzenli yapılacak olan koordinasyon toplantılarında Genel müdür ve finans müdürünün desteklerini açık bir şekilde ifade etmeleri sağlanmalıdır.
• Endişeleri Giderin: Bütçe ile ilgili tüm paydaşların endişelerini gidermek amacıyla toplantılar ve eğitimler düzenleyin. Yapılacak toplantılarda çalışmanın geleceğe yönelik bir iyileştirme çalışması olduğunu, asıl amacın hedeflere ulaşmak olduğunu belirtin.
• Engellere Takılmayın: Herhangi bir şekilde sizi aşan sorunları üst yönetime aktararak sorunların hızlıca çalışmasını sağlayın. Sorunları biriktirmeyin.

• < Önceki
• Sonraki >