Bütçe yapmaya karar verdiniz peki hangi aracı kullanmalısınız?

 

Bu soruyu cevaplamak için öncelikle bütçe ihtiyacının neden kaynaklandığını ve bütçe ihtiyaçlarınızı iyi bir şekilde belirlemelisiniz.

Detay derinliği: Bütçe ile yapılan işletmenin modellenmesidir. Bu model ne kadar detaylı olursa o ölçüde gerçeğe yakın olacaktır. Bütçede ihtiyacınız olan detay derinliğini belirlemelisiniz.

Bütçeye katılım: Bütçeyi hazırlarken kaç kişinin akif olarak çalışmalara katılmasını istediğinizi belirlemelisiniz.

Eğer hazırlayacağınız bütçe detay derinliği az, katılımcı adedi düşük ise sizin için en uygunu bir elektronik tablolama programı (Ms Excel, Open office vb) kullanmaktır.

Detay derinliği fazla olan ve katılımcı sayısının fazla olduğu durumlarda ise bir bütçe programı kullanmalısınız.

 

Elektronik Tablo Programları (Ms Excel vb) Artılar ve Eksiler

 

Artılar

Maliyet: Küçük ölçekli bütçelerde kullanılan elektronik tablolar hali hazırda kullanılan programlardır ve tek maliyet harcanan iş gücü olmaktadır.

Esneklik: Hazırlanan tablolar istenen şekilde ve zamanda değiştirilebilmektedir.

 

Eksiler

Versiyonlama: Elektronik tablolarda, çeşitli bütçe versiyonların takibi sıkıntılıdır. Hangi bütçe versiyonunun en son belirlenen bütçe olduğu çok büyük ölçeklik firmalarda bile sorun olabilmektedir.

Bilgi Güvenliği: Şirket içindeki bilgilerin güvenliğinin sağlanması, bilginin en değerli varlık olduğu günümüzde çok önemli bir konu olarak bir konu olarak karşımıza çıkmaktadır. Elektronik tablolar içerisinde yetkisi olmayan kişilerin bilgiye erişmesini engellemek, ve bilgi üzerinde en son değişikliği kimin yaptığını takip etmek çok zordur.

Ortak Çalışma güçlükleri: Birden fazla kişi bir belge üzerinde çalışamaz.

Detay Kısıtları: Her ne kadar Ms Excel 2010 bir safya üzerinde bir milyon satır ve sütün desteği verse de normal ofis kullanımına yönelik bilgisayarlarda boyutları otuz kırk bazen yetmiş seksen megabyte'lık dosyalarla çalışmak oldukça zaman kaybına ve sistem kilitlenmelerine sebep olabilmektedir.

Elektronik tablo programları her seviyede bütçe için kullanılmaktadır. Ancak çok detaylı, katılımcı sayısı yüksek olan bütçelerde elektronik tablolar ile bütçelerin hazırlanması çok zorlaşmaktadır.

 

Bütçe Programları Artılar ve Eksiler

 

Artılar

Bütçe programları, elektronik tablo programlarının eksikliklerini tamamlamak üzere geliştirilmişlerdir, bu şekilde bakarsak elektronik tabloların eksileri bütçe programlarında artılar olarak karşımıza çıkmaktadır.

Versiyonlama: Bütçe programları bütçe versiyonlarını takip edebilmekte, yeni versiyonları kolay bir şekilde üretip senaryo analizleri yapılmasına olanak vermektedir.

Bilgi Güvenliği: Çoğu bütçe programı tanımlı kullanıcılar ve yetkiler ile bilgi güvenliğini sağlamakta, bilgiler üzerindeki değişikliklerin kimler tarafından yapıldığını takip edebilmektedir.

Ortak Çalışma güçlükleri: Bütçe programları ortak çalışmaya izin vermektedir. Örnek olarak satış bütçesi üzerinde birden fazla kişi satış tahminlerini aynı anda girebilir.

Detay Kısıtları: Veriler bir sunucu üzerinde ortak bir veritabanında saklanır. Verilerin üzerinde saklandığı sunucu bütçenin hazırlanması istenen detaydaki veri boyutuna göre hazırlanacağı için istenen detayda bütçe hazırlanabilir.

 

Eksiler

Maliyet: Bütçe programları genelde büyük ölçekli şirketler tarafından karşılanabilecek maliyet rakamları ile karşımıza çıkmaktadırlar.

Esneklik: En esnek program bile elektronik tablolar kadar esnek değildir. Programlar üzerindeki değişiklikler çoğunlukla programcılar tarafından sıklıkla anahtar kullanıcılar tarafından pek az olarak da son kullanıcı tarafından yapılmaktadır.